एमएस वर्ड में पैराग्राफ फॉर्मेटिंग: परिभाषा और प्रक्रिया

वर्ड में पैराग्राफ फोर्मटिंग (paragraph formatting in ms word)

एमएस वर्ड में फॉर्मेट मेनू के अंदर बहुत सारे ऑप्शंस होते हैं जिसके द्वारा डॉक्यूमेंट की फॉर्मेटिंग की जाती है। हम ऐसा कह सकते हैं कि इसी मेनू के अंतर्गत पुरे डॉक्यूमेंट की रूप-रेखा तैयार की जाती है।

यहां हम बात करने जा रहे हैं पैराग्राफ फॉर्मेटिंग की। पैराग्राफ विभिन्न प्रकार के होते हैं। जैसे की अगर एक बहुत ही छोटा सा पेज है जिसमे सिर्फ हेडिंग और एक बॉडी है, उसमे भी कम से कम दो पैराग्राफ हैं। हम यहां बारी बारी से पैराग्राफ फॉर्मेटिंग के सारे ऑप्शंस की बात करेंगे।

पैराग्राफ ग्रुप (paragraph group in ms word)

इसके अंदर तीन चीजें होती है:

1. Alignment
2. Spacing, और
3. Indents

Alignments:

इसके अंदर चार प्रकार के ऑप्शंस होते हैं जो हैं- लेफ्ट, राइट, सेंटर और जस्टीफ़ाइड।

Left alignment डिफ़ॉल्ट होता है जिसमे पैराग्राफ बायीं तरफ से व्यवस्थित होते हैं और अगर आप उसे दायीं तरफ करना चाहते हैं तो Right Alignment का प्रयोग करते हैं और बीच में करने के लिए Center alignment का। Justified alignment में पैराग्राफ दोनों तरफ से aligned या सीधे होते हैं जिसे शब्दों के बीच अतिरिक्त खाली जगह देकर प्राप्त किया जाता है।

(पूरा लेख: एमएस वर्ड में टेक्स्ट एलाइनमेंट कैसे करें?

Spacing:

इसका मतलब हुआ जगह। पैराग्राफ में कहाँ कितनी जगहें छोड़नी है इसका निर्णय इसी ऑप्शन द्वारा लेते हैं । Before Paragraph में पैराग्राफ के पहले कितनी जगह छोड़नी छोड़नी है ये सेट करते हैं और After Paragraph में पैराग्राफ के बाद कितनी जगह छोड़नी है इसका निर्णय लेते हैं।

Line ऑप्शन के द्वारा पैराग्राफ के अंदर की लाइनों के बीच की जगह को सेट करते हैं। शब्दों के अंदर के अक्षरों के बीच कितनी जगह देनी है इसको Character ऑप्शन में सेट करते हैं।

Indents:

इसका मतलब है जगह छोड़कर लिखना। जैसे कि First Line Indent द्वारा पैराग्राफ के पहले लाइन के पहले कितनी जगह छोड़ी जाएगी इसको सेट करते हैं जबकि Left Indent द्वारा बायीं तरफ जगह छोड़ते हैं और Right Indent का इस्तेमाल करके दायीं तरफ।

• Border का प्रयोग पैराग्राफ के किसी भी तरफ बॉर्डर डालने के लिए करते हैं।
• Shading ऑप्शन के द्वारा पैराग्राफ के बैकग्राउंड कलर को बदल सकते हैं।

इसके अलावा दो और पैराग्राफ फॉर्मेटिंग ऑप्शन मौजूद होते हैं जिन्हे आप उपयोग में ला सकते हैं। ये दोनों हैं:

1. Indents and Spacing, और
2. Line and Page Breaks

Indents and Spacing:

इसके अंदर आप ऊपर बताई गई सभी चीजें जैसे कि Alignment, Spacing & Indents आदि एक साथ सेट कर सकते हैं।

एक बात का ध्यान रखें कि आपने जिस पैराग्राफ में ये ऑप्शंस खोले हैं सारे बदलाव उसी में होंगे। अगर आप एक से ज्यादा पैराग्राफ में ये चीजें सेट करना चाहते हैं तो उन्हें एक साथ सेलेक्ट कर सकते हैं।

Line and Page Breaks:

इसमें दो महत्वपूर्ण ऑप्शन हैं Keep With Next और पेज ब्रेक। अगर आप Keep With Next सेलेक्ट करते हैं तो पैराग्राफ और अगले पैराग्राफ को एक ही पेज में रखा जाएगा और पेज ब्रेक सेट करने पर दोनों को अलग-अलग पेज में डाल दिया जाता है।

Keep Lines Together को सही करने पर पैराग्राफ के सभी लाइन एक ही पेज पर रहेंगे जबतक कि वो एक पेज से ज्यादा नहीं हो।

अब हम आपको कुछ आसान शोर्टकट्स बताने जा रहे हैं जिसके द्वारा आप आसानी से अपना मनपसंद ऑप्शन खोलकर फॉर्मेटिंग का काम कर सकते हैं:

• Ctrl+E : आप सीधा center Alignment सेट कर सकते हैं।
• Ctrl+J : Justifies Alignment के लिए शॉर्टकट।
• Ctrl_R : Right Alignment के लिए शॉर्टकट।
• Ctrl+1 का प्रयोग  Single Line Spacing के लिए करते हैं जबकि Double Line Spacing के लिए Ctrl+2 शॉर्टकट का इस्तेमाल होता है।

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