विषय-सूचि
एमएस एक्सेल में डाटा मेनू में ढेर सारे आप्शन होते हैं जिनका प्रयोग डाटा को हैंडल करने के लिए किया जाता है।
जैसा कि आप जानते हैं एमएस एक्सेल में डाटा का अर्थ होता है वो चीजें जो हम वर्कशीट में डालते हैं या जिन्हें फार्मूला बनाने के लिए प्रयोग में लाते हैं।
इन डाटा को सही जगह पर रखना और सही समय पर प्रयोग में लाना बहुत जरूरी होता है क्योंकि एम्मेस एक्सेल में हम हजारों डाटा पर एक साथ काम कर रहे होते हैं।
इसीलिए एमएस एक्सेल में डाटा मेनू नामक फीचर है जो डाटा को अछे तरीके से मैनेज करने की सुविधा देता है।
यहाँ अब हम डाटा मेनू के अंदर आने वाले सारे आप्शन के बारे में एक-एक कर जानेंगे।
शॉर्ट आप्शन (sort option in ms excel in hindi)
आपको शॉर्ट के बारे में पता ही होगा क्योंकि गणित में भी संख्या को बढ़ते या घटते क्रम में व्यवस्थित करने को शॉर्ट कहते हैं।
Sort आप्शन (शॉर्ट) का प्रयोग एक ख़ास कॉलम के डाटा को बढ़ते या घटते क्रम में व्यवस्थिति करने के लिए किया जाता है।
इसके दो तरीके होते हैं:
Ascending (बढ़ता क्रम)
इसमें डाटा को A से Z तक के आधार पर शॉर्ट किया जाता है।
Descending (घटते क्रम)
इसमें ascending के उलट होता है यानी कि डाटा को उलटा शॉर्ट किया जा है- Z से A तक।
फ़िल्टर (filter option in ms excel in hindi)
इस आप्शन का प्रयोग डाटा को ढूढने या छानने के लिये किया जाता है। इसके अन्दर दो सब-आप्शन होते है।
- ऑटो फ़िल्टर, और
- एडवांस फ़िल्टर
ऑटो फ़िल्टर- इस ऑप्शन का प्रयोग करने से सभी Header Column में Combo Box आ जाते है। जिसमें searching tools पाये जाते है। उसमे से user अपनी जरूरत के अनुसार searching tool चुनता है।
एडवांस फिल्टर:- इस आप्शन के द्वारा लिस्ट से डाटा को शर्तों के अनुसार खोज कर दूसरे स्थान पर डिस्प्ले करते है यानी दिखाते हैं। इसमे तीन प्रकार की रेंज का प्रयोग होता है।
- लिस्ट रेंज
- क्राइटेरिया रेंज, और
- आउटपुट रेंज
- लिस्ट रेन्ज :- यह वो रेन्ज होती है। जहाॅ से रिकार्ड्स की खोज की जाती है।
- क्राइटेरिया रेन्ज:- यह वो रेंज होती है। जहाॅ पर शर्तें दी जाती है। इन्ही शर्तों के अनुसार लिस्ट रेन्ज से डाटा फिल्टर होता है।
- आउटपुट रेन्ज:- यह वह रेन्ज होती है जहाॅ पर आउटपुट को दिखाया जाता है। जो रेंज क्राइटेरिया रेन्ज के अनुसार लिस्ट रेन्ज से फिल्टर होते है। वह सभी रिकार्ड्स इसी रेन्ज मे प्रिन्ट होता है।
डाटा फ़िल्टर का प्रयोग कैसे करें? (how to use data filter in ms excel in hindi)
डाटा फ़िल्टर का प्रयोग करने के लिए निम्नलिखित तरीका अपनाएं:
1. सबसे पहले तो एक डाटा लिस्ट को तैयार करें।
2. अब हेडर वाले रो यानी पंक्ति को कॉपी कर लें।
3 . अब इस कॉपी किये गये मटेरियल को दो अलग-अलग रेंज पर पेस्ट करें। वो रेंज निम्नलिखित होंगे-
- पहला को क्राइटेरिया रेंज के लिए पेस्ट करें।
- दुसरे को आउटपुट रेंज के लिए पेस्ट करें।
4. अब क्राइटेरिया रेंज में डाटा को फ़िल्टर करने के लिए शर्तें तय करें।
5. अब सेल पॉइंटर को लिस्ट रेंज के पहले वाले सेल पर रखें।
6. अब Filter Them वाले आप्शन में जाकर Advance Filter पर क्लीक करें। अब आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमे दोनों रेंज डालें और उसका परिणाम आपको आउटपुट रेंज में दिख जाएगा।
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