एमएस वर्ड डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग और ग्रामर कैसे चेक करें?

स्पेलिंग और ग्रामर चेक क्या है? (spelling and grammer check in ms word in hindi)

मान लीजिये आपने एमएस वर्ड की मदद से कोई डॉक्यूमेंट बना कर तैयार कर लिया और अब आप उसकी एक जांच करना चाहते हैं जिसमे ये पता चले कि आपने कहीं किसी शब्द के उच्चारण में गलती तो नही कर दी है या फिर कहीं कोई व्याकरण से सम्बन्धित त्रुटी तो नही है।

इसके लिए आप कौन सी प्रक्रिया अपनाएंगे? एमएस वर्ड इन कार्यों के लिए एक Spelling and Grammar Checker की सुविधा देता है जो अपने-आप पूरे डॉक्यूमेंट में ये जांच कर लेता है कि कहीं कोइ गलती तो नही है।

अब हम आपको बतायेंगे कि इस प्रक्रिया को कैसे पूरा करते हैं ताकि आपका डॉक्यूमेंट इन गलतियों से रहित हो।

स्पेलिंग और ग्रामर सम्बन्धित गलतियों की जांच कैसे करें? (how to check spelling and grammer in ms word in hindi)

इसके लिए पूरी प्रक्रिया बिलकुल सरल शब्दों में नीचे दी गई है:-

• सबसे पहले अपने उस डॉक्यूमेंट को खोलें जिसकी आप जांच करना चाहते हैं। अब वहां उपर रिबन में दिख रहे Review टैब के अंदर जाएँ।
• वहां बायीं तरफ दिख रहे आप्शन Spelling & Grammar पर क्लीक करें। वहां ABC का एक आइकॉन भी बना होगा।
• उसके बाद एक प्रोग्राम चालू हो जाएगा जो पूरे डॉक्यूमेंट में उच्चारण और व्याकरण सम्बन्धित त्रुटियाँ खोजने लगेगा और जैसे ही पहली त्रुटी मिलिएगी वो उसे आपके सामने स्क्रीन पर एक डायलाग बॉक्स के अंदर दिखा देगा।

इसके बाद आप उस गलती के लिए तीन चीजें कर सकते हैं:

1. अगर आपको लगता है कि ये कोई त्रुटी नही है और ये ऐसा ही रहना चाहिए तो आप उसे नजरअंदाज कर सकते हैं।
2. अगर आपको लगता है कि ये शब्द प्रोग्राम के शब्दकोश में होना चाहिए क्योंकि आप इसका अक्सर प्रयोग करते हैं, तो आप इसे वहां जोड़ सकते हैं।
3. अगर ये सच में कोई त्रुटी है तो उसकी जगह कोई नया सही शब्द डाल सकते हैं या उसे ठीक कर सकते हैं।

नोट- अगर आप इन्ही चीजों को कीवर्ड शॉर्टकट द्वारा पूरा करना चाहते हैं तो अपने कीपैड में f7 दबाएँ और ये प्रोग्राम अपना कार्य करना शुरू कर देगा।

स्पेलिंग और ग्रामर चेकर को बंद कैसे करें? (close spelling and grammer check in ms word in hindi)

अगर आप नही चाहते कि एमएस वर्ड आपके डॉक्यूमेंट में बार-बार व्याकरण और उच्चारण सम्बन्धी गलतियों की जांच करे तो आप इसे ऑफ भी कर सकते हैं जिसकी प्रक्रिया निम्न है:-

1. सबसे पहले उपर बायीं तरफ दिख रहे File मेनू के अंदर जाएँ। अब वहां Options पर क्लीक करें। इसके बाद आपको एक आप्शन दिखेगा- Proofing, उसपर क्लीक करें।
2. अब वहां आपको कुछ चेकबॉक्स दिखेंगे जिसमे से आपको Check spelling as you type पर सही का निशान लगा कर चेक किया हुआ होगा। उसपर सिक कर के सही का निशान हटा दें। ऐसे ही अगर आप चाहते हैं कि एमएस वर्ड आपके डॉक्यूमेंट के व्याकरण की भी गलतियों की लिखते समय जांच ना करे तो Mark grammar errors as you type वाले चेकबॉक्स कोभी खाली कर दें।

अगर आप पहले नजरअंदाज की गयी spelling और grammar की गलतियों को फिर से चेक करना चाहते हैं तो File मेनू में Options>Proofing<Recheck Documents में जाएँ और कोई चतावनी सन्देश आये तो Yes क्लीक करें।

इसके बाद एक डायलाग बॉक्स खुलेगा जहां Ok प्रेस करें और आपके डॉक्यूमेंट की फिर से जांच होने लगेगी।

इस लेख के बारे में यदि आपका कोई भी सवाल या सुझाव है, तो आप उसे नीचे कमेंट में लिख सकते हैं।